Необходимо ли указывать паспортные данные в протоколе?

Паспортные данные и адреса прописки участников указываются в протоколах общего собрания. Но тут же встает вопрос: а необходимо ли это делать? И ссылка на ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» в котором приводится обширный список оснований для отказа в регистрации предприятия, но среди них не значится «отсутствие паспортных данных».

Давайте взглянем на ситуацию с нескольких сторон.

С одной стороны, законодательство четко прописывает требования по сведениям, которых обязательно должны быть зафиксированы в решении. В пункте 4 статьи 181.2 ГК Российской Федерации устанавливается четкий перечень данных, которые необходимо предоставить:

• место, дата, время проведения учредительного собрания;
• данные об участниках собрания;
• результаты голосования по всем задачам повестки дня;
• данные о лицах, которые проводили подсчет голосов;
• данные о людях, проголосовавших против принимаемого решения собрания и потребовали обязательного внесения записи об этом в протокол.

Необходимо обратить на пункт 2 в данном перечне. Какую именно информацию необходимо вносить в протокол законодательство не уточняет. А значит, можно ограничиться ФИО участника либо увеличить список данных на свое усмотрение.

Также издан Приказ ФСФР от 2 февраля 2012 года № 12-6/пз-н. В документе также предоставлена информация об обязательных пунктах протокола общего собрания акционеров, что позволяет согласно п. 1 ст. 6 ГК РФ применить данные правила и к общему собранию участников при регистрации ООО:

• полное название фирмы и адрес, по которому она находится (юридический адрес общества);
• тип общего учредительного собрания (внеочередное и годовое);
• форма, в которой проводится общее собрание (собрание или заочное голосование);
• дата, когда был составлен список участников, которые имеют право принимать участие в общем собрании;
• дата, когда проводилось общее собрание;
• место, где проводилось общее собрание, в форме собрания (адрес, по которому было проведено общее собрание);
• повестка дня общего собрания;
• время, когда началась и закончилась регистрация участников, которые имели право принимать участие в общем собрании, проведенном в форме собрания;
• время, когда открылось и закрылось общее собрание, проведенное в форме собрания, а в ситуации, когда решения, которые приняли на общем собрании, и итоги голосования по ним оглашаются на общем собрании, также фиксируется время, когда начался подсчет голосов;
• почтовый адрес (либо адреса), по которому были направлены заполненные надлежащим образом бюллетени для голосования при проведении общего учредительного собрания в форме заочного голосования, а также при проведении общего собрания в форме собрания, если голосование по вопросам, которые были включены в повестку дня общего собрания, имело возможность происходить путем направления в общество заполненных бюллетеней;
• данные о голосах, которыми обладали участники, включенные в список лиц, имеющих право на принятие участия в общем собрании, по всем задачам повестки дня общего собрания.
• данные о голосах, приходившихся на голосующие акции общества по каждому вопросу повестки дня общего собрания, которое определено с учетом положений пункта 4.20 настоящего Положения;
• данные о голосах, которыми обладают участники, присутствующие на общем собрании, по каждому вопросу повестки дня общего собрания с указанием, имел ли место кворум по каждому вопросу;
• количество голосов, которые были отданы за каждый из вариантов голосования («воздержался», «за», «против»), по каждому вопросу повестки дня общего собрания, если по нему имелся кворум;
• описание решений, которые были приняты общим собранием по каждому вопросу повестки дня общего собрания;
• главные вопросы выступлений и имена лиц, которые выступали, по каждому вопросу повестки дня общего собрания, проведенного в форме собрания;
• данные о председателе (президиуме) и секретаре общего собрания;
• дата, когда был создан протокол общего собрания;

- в том варианте, когда в обществе отсутствует счетная комиссия и функции счетной комиссии не входят в обязанности регистратора, в протоколе общего собрания указываются в обязательном порядке сведения, которые согласно Федеральному закону «Об акционерных обществах» и настоящего Положения должны быть зафиксированы в протоколе счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.

С другой стороны, указание в протоколах паспортных данных позволяет идентифицировать участников собрания. В практике была такая ситуация, когда контрагент потребовал протокол общего собрания участников с указанием паспортных данных всех, кто присутствовал на собрании. Разумеется, ему отказали в запросе. Если вы не желаете, чтобы ваши паспортные данные, зафиксированные в протоколе, попали третьим лицам, вам поможет ст. 7 Закона «О персональных данных». Также в отмеченном выше законе имеет место быть подпункт 1 пункта 1 статьи 6, в котором указано, что обработка персональных данных производится только в тех случаях, если дано согласие на то субъектом персональных данных.

Необходимо знать, что существует исключение от данного правила, которое прописано в п.15 Информационного письма № 144 от 18.01.2011 Президиумом ВАС, в котором сообщается, что в случае вступления участника в правоотношения с Обществом, то от него (этого участника) не требуется спрашивать разрешение на обработку персональных данных в том случае, когда данные сведения запрашивает другой участник этого же Общества, с целью защиты своих интересов и законных прав в судебном порядке.

Подводя итог, можно с уверенностью сказать, что каждое Общество имеет право самостоятельно принимать решение, указывать в протоколах паспортные данные или нет, так как в законодательстве отсутствует прямое требование их указывать в протоколе общего собрания. В ситуации же, когда контрагент истребует протокол, в котором содержатся персональные данные участников, Общество имеет возможность предоставить ему Выписку из данного протокола.

Позвоните нам по тел +7 (495) 724-14-38 для получения бесплатной консультации